Chairman/Member Chairman/Member

Dalam Proses Pengemaskinian

 

  1. Bagaimanakah pengerusi / ahli boleh melihat minit mesyuarat yang disahkan?
    • Pengerusi / ahli boleh melihat minit mesyuarat yang telah disahkan dalam minit mesyuarat seterusnya. Contoh, minit mesyuarat Bil 1/2012 boleh dilihat dalam minit mesyuarat Bil 2/ 2012.
  2. Siapakah yang boleh meluluskan edaran minit?
    • Pengerusi / Setiausaha DAN URUSETIA (wakil bagi pihak Pengerusi)
  3. Bolehkah pengerusi menghantar wakil?
    • Tidak boleh.
  4. Bolehkah pengerusi hadir bersama wakil?
    • Boleh.
  5. Adakah sebarang pengumuman berkenaan pembatalan mesyuarat akan di emel kepada ahli?
    • Ya ahli akan menerima emel pembatalan mesyuarat.
  6. Sekiranya ahli tidak dapat hadir ke mesyuarat dan akan diwakilkan dengan ahli lain yang tiada namanya di dalam sistem, apakah yang perlu dilakukan oleh ahli tersebut?
    • Ahli perlu memberi maklumat lengkap berkenaan wakil yang akan menggantikan beliau kepada Urus Setia untuk dimasukkan ke dalam sistem. Seterusnya ahli perlu mengemaskini kehadiran sebagai tidak hadir dan memasukkan nama wakil yang akan hadir ke dalam sistem.
  7. Sekiranya ahli ingin memaklumkan keputusan-keputusan tertentu mesyuarat kepada individu yang namanya tiada di dalam sistem, bagaimanakah ianya dapat dilakukan?
    • Ahli perlu memaklumkan kepada Urus Setia keputusan yang dipilih dan emel individu tersebut.  Kaedah cabutan minit akan digunakan oleh Urus Setia dimana individu tersebut akan menerima lampiran keputusan yang dipilih melalui emel.
  8. Sekiranya ahli mesyuarat bukan kakitangan kementerian/agensi, adakah individu tersebut perlu akses kepada MyMesyuarat?
    • Individu tersebut tidak perlu akses kepada MyMesyuarat melainkan beliau perlu memberi maklum balas pada keputusan mesyuarat.
  9. Adakah pengguna boleh melihat jadual mesyuarat yang telah ditetapkan di dalam sistem MyMesyuarat dengan menggunakan aplikasi emel seperti MS Outlook, Zimbra dan Thunderbird?
    • Ya, boleh.  Bahkan pengguna boleh melihat jadual tanpa perlu daftar masuk ke dalam sistem MyMesyuarat.  Ini adalah kerana MS Outlook, Zimbra dan Thunderbird menyokong format ICS.  Untuk melihat jadual mesyuarat, pengguna hanya perlu mengimport fail berformat ICS dari sistem MyMesyuarat ke dalam aplikasi emel yang digunakan oleh pengguna.
      Pengguna boleh merujuk laman web
      https://www.zimbra.com/how_to/calendar_advanced_tasks.html sekiranya ingin mengimport jadual mesyuarat dari sistem MyMesyuarat ke Zimbra.  
      Manakala, pengguna perlu menambah plugin Lightning sekiranya ingin mengimport kalendar MyMesyuarat ke Thunderbird.
  10. *Kenapa apabila ahli hendak membuat pengesahan kehadiran apabila klik pautan di sini dalam emel akan pergi ke paparan lain bukannya paparan pengesahan kehadiran?
    • Pengguna perlu semak pada mesej template jemputan pada bahagian %Link.confirm:sini betul atau tidak. Jika salah superurusetia perlu kemaskini dengan klik ikon mesej pada jawatakuasa. Superadmin boleh semak dibahagian tugas-tugas lain dan pilih mesej-mesej.
* Soalan yang kerap ditanya oleh pengguna